Du hast eine Aufgabe im Vertrieb im Kopf, die KI übernehmen könnte? Mit diesem Canvas beschreibst du sie so konkret, dass du beurteilen kannst, ob und wie sie sich automatisieren lässt.
Dein KI-Use-Case-Canvas
Du arbeitest lieber mit Stift und Papier? Lade die Vorlage als PDF herunter (A4, eine Seite) oder füll den Canvas unten direkt hier im Browser aus.
Ein kurzer Name für genau eine Aufgabe.
1. Der Ablauf heute
Was startet die Aufgabe? Eine E-Mail, ein neuer Datensatz, ein fester Termin.
Was kommt an, und in welchem Format? Freitext, PDF, Formular, Export.
Wie oft pro Woche, und wie viele Minuten pro Fall?
2. Wer was übernimmt
Lesen, recherchieren, schreiben oder einschätzen: was genau?
Alles, was immer gleich abläuft: weiterleiten, Status setzen, erinnern, rechnen.
KI lohnt sich, wenn …
- Eingaben als Freitext oder Dokument ankommen
- vorher recherchiert oder zusammengefasst werden muss
- eine Einschätzung nötig ist, die keine Wenn-dann-Regel fasst
- die Arbeit mehrmals pro Woche anfällt
Eine einfache Regel reicht, wenn …
- die Daten schon strukturiert sind, etwa aus einem Formular
- der Ablauf immer gleich ist
- ein Fehler teuer wäre und das Ergebnis vorhersehbar sein muss, wie bei Preisen
3. Absicherung
Wer prüft, bevor etwas an Kund:innen geht oder Preise berührt?
Woher kommen die Daten (CRM, Postfach, ERP, Preisliste), wo landet das Ergebnis?
Welche personenbezogenen Daten sieht das Modell, und was passiert, wenn es sich irrt?
4. Ziel
Woran merkst du nach ein paar Wochen, dass es funktioniert?
Alles bleibt in deinem Browser, nichts wird gespeichert oder gesendet. Im Druckdialog kannst du „Als PDF speichern“ wählen.
So sieht ein ausgefüllter Canvas aus
Drei Beispiele mit erfundenen Firmen und angenommenen Mengen. Sie zeigen, wie konkret die Antworten sein sollten.
Anfrage-Triage im Sammelpostfach
Muster Maschinenbau GmbH · Anfragen aus dem Sammelpostfach einordnen und weitergeben
1 Der Ablauf heute
- Auslöser
- Neue E-Mail an vertrieb@ oder neues Webformular
- Input
- Freitext-E-Mails, teils mit PDF-Anhang; Formular mit Name, Firma und Nachricht
- Häufigkeit und Aufwand
- Angenommen rund 15 Anfragen pro Woche, je etwa 10 Minuten für Lesen, Recherche und Weiterleiten
2 Wer was übernimmt
- Was die KI übernimmt
- Anfrage zusammenfassen, Firmendaten ergänzen, nach unseren Kriterien (Branche, Menge, Termin) bewerten und die Bewertung begründen
- Was eine Regel übernimmt
- Zuständigkeit nach Postleitzahl, Aufgabe im CRM anlegen, Erinnerung, wenn nach einem Tag niemand reagiert hat
3 Absicherung
- Freigabe
- Es geht keine Antwort automatisch raus. Die zuständige Person prüft die Bewertung und meldet sich selbst.
- Datenquellen und Zielsystem
- Postfach, Website der Firma, Registerdaten; Ziel ist der Lead mit Bewertung im CRM
- Datenschutz und Risiken
- Name und E-Mail der Person, Modell mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei falscher Einstufung korrigiert der Vertrieb, Unklares landet auf einer Prüfliste.
4 Ziel
- Erfolgskriterium
- Jede Anfrage ist am selben Tag der richtigen Person zugeordnet, und Bewertungen müssen nur selten korrigiert werden.
Angebotsentwurf aus der Anfrage
Muster Technik GmbH · Aus einer Kundenanfrage einen Angebotsentwurf erstellen
1 Der Ablauf heute
- Auslöser
- Eine Anfrage wird im CRM als „angebotsreif“ markiert
- Input
- Anfrage als E-Mail-Text, manchmal mit Stückliste oder Skizze als PDF
- Häufigkeit und Aufwand
- Angenommen 8 Angebote pro Woche, je etwa 45 Minuten bis zum ersten Entwurf
2 Wer was übernimmt
- Was die KI übernimmt
- Anforderungen aus der Anfrage lesen, Produkten und Varianten zuordnen, Begleittext formulieren, fehlende Angaben als Rückfrage auflisten
- Was eine Regel übernimmt
- Preise, Rabatte und Kombinationsregeln aus Preisliste oder CPQ, nie aus dem Sprachmodell; Angebotsnummer und Vorlage
3 Absicherung
- Freigabe
- Der Innendienst prüft jeden Entwurf. Rabatte außerhalb der Leitplanken gibt die Vertriebsleitung frei.
- Datenquellen und Zielsystem
- CRM (Anfrage, Kundendaten), Produktkatalog, Preisliste; Ziel ist der Angebotsentwurf im CRM oder CPQ
- Datenschutz und Risiken
- Kontaktdaten der Ansprechperson und Kundenkonditionen. Unsichere Zuordnungen von Varianten markiert der Entwurf, die Freigabe fängt sie ab.
4 Ziel
- Erfolgskriterium
- Der erste Entwurf liegt am selben Tag vor, und der Innendienst ändert vor allem Texte, kaum Positionen.
Bestellrückgang früh erkennen
Muster Handel GmbH · Sinkende Bestellungen bei Bestandskund:innen melden
1 Der Ablauf heute
- Auslöser
- Fester Termin, jeweils am ersten Montag im Monat
- Input
- Bestellhistorie als Export aus dem ERP, offene Reklamationen und letzte E-Mails aus dem CRM
- Häufigkeit und Aufwand
- Einmal im Monat. Heute macht das niemand systematisch, Rückgänge fallen erst in der Jahresauswertung auf.
2 Wer was übernimmt
- Was die KI übernimmt
- Zu jedem auffälligen Fall den Kontext aus E-Mails und Reklamationen zusammenfassen und einen Gesprächsanlass vorschlagen
- Was eine Regel übernimmt
- Die auffälligen Fälle finden: letzte Bestellung, Bestellabstand und Volumen im Vergleich zum Vorjahr
3 Absicherung
- Freigabe
- Die Liste geht nur intern an die Account-Verantwortlichen. Der Kontakt zu Kund:innen läuft weiter persönlich.
- Datenquellen und Zielsystem
- ERP (Bestellungen), CRM (Kontakte, Reklamationen), Postfach; Ziel ist eine Beobachtungsliste mit Aufgaben im CRM
- Datenschutz und Risiken
- Ansprechpersonen und E-Mail-Inhalte. Saisonale Kund:innen tauchen fälschlich auf; die Account-Verantwortlichen markieren sie als bekannt.
4 Ziel
- Erfolgskriterium
- Jeder auffällige Rückgang wird innerhalb eines Monats besprochen.
Die Felder sind dieselben, die wir im Use-Case-Design gemeinsam ausarbeiten. Ein ausgefüllter Canvas ist damit die halbe Vorbereitung für das erste Gespräch. Welche Aufgaben sich für KI im Vertrieb eignen, zeigt die Übersicht der Anwendungsfälle vom Lead bis zum Auftrag.